Chuẩn bị cho một cuộc họp

Chuẩn bị cho một cuộc họp:

* “Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ….”

* “Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp là thành công hoặc thất bại…”

* Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp.

* Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

* Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này.

* Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.

Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:

* Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt!

* Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.

* Lên danh sách những người tham dự và khách mời.

* Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.

* Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.

* Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp)

* Những ai đã có mặt.

* Những vấn đề nào cần được thảo luận.

* Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.

* Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):

* Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên danh sách các tập thể và các thành viên bên ngoài.

* Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.

* Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.

Định nghĩa mục tiêu

* Cung cấp thông tin – Dể hiểu

* Có cấu trúc- nguyên thủy

* Các trách nhiệm thi hành

* Bộ khung pháp lý

Con người

* Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.

* Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.

Văn kiện

* Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận.

* Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

Chủ tọa

* Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họp

* Lắng nghe, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần thiết.

Vai trò của bạn là hổ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất có thể hoặc quyết định trong một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết định chấp nhận được hoặc một quyết định mà được hiểu và được chấp nhận bởi đa số.